Datenschutzerklärung

DAASAA CRM · Diese Hinweise beschreiben die Datenverarbeitung in genau dieser CRM-Instanz — Angaben zu Empfängern erscheinen nur, wenn die jeweilige Funktion hier tatsächlich aktiv ist.

Wofür dieses System Daten verarbeitet

Dieses CRM verwaltet Interessenten- und Kundenkontakte („Leads") für die Energieberatung/den Vertrieb (Photovoltaik, Wärmepumpe, Strom, Gas): Kontaktdaten, Anfragedaten, Terminplanung, Gesprächsnotizen und den Bearbeitungsverlauf. Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), Vertragsanbahnung (lit. b) und berechtigtes Interesse an der Kundenverwaltung (lit. f).

Gespeicherte Daten der Kontakte

Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Anfrage-/Objektdaten (z. B. Heizungsart, Verbrauch), Termin- und Gesprächsverlauf, ggf. erteilte Einwilligungen inkl. Unterschrift (bei Haustür-Erfassung). Jeder Kontakt kann jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen (Art. 15–21 DSGVO) — Anfrage genügt an die oben genannte Adresse. Ein Werbewiderspruch wird im System als Sperre hinterlegt und technisch durchgesetzt (keine Aufnahme in Anruflisten und Termin-Kalender für werbliche Ansprache).

Nicht beim Betroffenen erhobene Daten (Art. 14): Einzelne Kontakte stammen aus Anfragen bei Vermittlungs-/Lead-Portalen oder aus Empfehlungen. Diese Kontakte werden spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme über die Verarbeitung und ihre Rechte informiert; als Herkunft wird die Quellen-Kategorie (z. B. „Lead-Portal") benannt. Bei Sammel-Importen erfolgt die Information unabhängig vom Kontaktzeitpunkt spätestens binnen 30 Tagen nach Erhalt der Daten — andernfalls wird der Datensatz gelöscht.

Nutzer-/Mitarbeiterdaten

Für CRM-Zugänge werden Benutzername, E-Mail, Rolle und Anmelde-Protokolle (inkl. IP-Adresse, Löschung nach 180 Tagen) verarbeitet — Zweck: Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit (Art. 32 DSGVO). Eine Erfassung des Bedienverhaltens (UX-Monitoring) ist derzeit deaktiviert. Für das Modul Lead-Verteilung verarbeitet das System außerdem selbst angegebene Kapazitäts-Einstellungen der Vertriebsnutzer (Verfügbarkeit/Urlaub, Vertretung, Wunsch-Leads pro Woche, Einsatzradius, Fachgebiete, Lead-Stopp, Standort) sowie eine daraus berechnete Kapazitäts-/Auslastungsanzeige (erhaltene und offene Leads, Abschlüsse der laufenden Woche — live aus dem Verteil-Protokoll gezählt, sichtbar für die Pool-Verwaltung). Zweck ist ausschließlich die faire Steuerung der Lead-Zuteilung; Rechtsgrundlage: § 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertriebspartner-Vertrag). Die Zuteilung kann automatisch nach einem Sach-Score (Entfernung, Auslastung, freie Kapazität, Fachgebiet) erfolgen; eine Eskalation kann überfällige Leads gestaffelt an den Vertriebler, seinen Strukturkopf und die Leitung melden (In-App-Benachrichtigung, Löschung nach 90 Tagen). Leistungsbezogene Kennzahlen (Reaktionszeit, Abschlussquote) fließen nur dann in den Zuteilungs-Score ein, wenn der Betreiber diese Funktion ausdrücklich aktiviert (§ 26 BDSG); sie sind standardmäßig ausgeschaltet, und jeder Vertriebler kann seine eigenen Kennzahlen in seinem Profil einsehen.

Empfänger / eingesetzte Dienste

Details, Auftragsverarbeitungsverträge und Übermittlungsgrundlagen: siehe Subprozessoren-Dokumentation des Betreibers.

Speicherdauer (Löschkonzept)

Der Aufräumlauf läuft automatisch täglich. Ein endgültiges Löschen einzelner Kontakte (Art. 17) ist jederzeit zusätzlich möglich und entfernt alle zugehörigen Daten inkl. Kalender-Einträgen.

Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77).